Kỹ năng "Ủy quyền và giao việc"

Hay nói cách khác, họ cần thiết phải có đủ kỹ năng của một Người điều hành chuyên nghiệp. Thực tế nghiệt ngã và tính khốc liệt trong cạnh tranh, nhu cầu của xã hội, cộng đồng, Người điều hành không chỉ đơn thuần hành xử theo cách thấy những người khác làm mình cũng làm. 

Giao công việc hiệu quả có khả năng giúp Người điều hành giải quyết một phần những vấn đề tương tự như đã mô tả phía trên. Tuy nhiên, cho dù biết được những lợi ích của giao công việc, Người điều hành vẫn luôn trăn trở với nỗi lo, kiểu như: “Tôi rất muốn giao công việc tôi đã từng làm nhưng sợ rằng thành viên mà tôi tin tưởng giao việc sau này có thể tách ra thành lập Đội nhóm riêng cạnh tranh trực tiếp với tôi. Hoặc một số khác bỏ sang làm cho Đội nhóm đối thủ cạnh tranh đem theo toàn bộ thành viên; một số lợi dụng việc được giao để mưu đồ lợi ích cá thành ".

Kinh nghiệm xấu trong quá khứ khiến Người điều hành ngày càng còng lưng xuống dưới sức nặng của khối lượng công việc. Làm sao để có thể thoát khỏi gánh nặng đó? Một trong những giải pháp là cần thiết phải nắm rõ và thuần thục trong kỹ năng giao công việc chứ không đơn thuần coi việc giao giống như một kỹ năng “từ bỏ công việc”. Để làm được điều này, Người điều hành phải hiểu và thành thạo trong sử dụng qui trình giao công việc, phải biết công việc, nhiệm vụ nào cần giao việc cho ai, khi nào sẽ giao và lúc đó sẽ phải làm những gì, sau khi giao thì phải làm những gì, làm như thế nào...

Trong hoạt động giao và phân cấp công việc, vấn đề nằm ở chỗ việc tháo bỏ gánh nặng và san sẻ trách nhiệm không phải ai cũng làm được. Điều đáng ngạc nhiên là đối với nhiều Người điều hành, việc này luôn được xem như một công việc rất khó thực hiện, đặc biệt là đối với các Đội nhóm trưởng. “Đó là hành động đầu hàng việc phân chia quyền lực. Họ không muốn chia sẻ quyền lực”, Nếu bạn muốn làm việc 160 giờ/tuần, thì đừng giao công việc. Tuy nhiên, bạn sẽ thất bại và gánh chịu hậu quả.
Sự bảo thủ không chỉ là vấn đề duy nhất. Việc quan tâm lo lắng đến từng cen-ti-mét một trong Đội nhóm sẽ làm tiêu hao khá nhiều thời gian quý báu khác của các nhà quản lý dành cho việc hoạch định các chiến lược phát triển hoạt động Đội nhóm. Nó cũng làm xói mòn trách nhiệm phải giải trình công việc của các thành viên do nhà quản lý hầu như đã nắm quá rõ từng chi tiết công việc. “Nếu Người điều hành điều khiển tất cả mọi công việc và thu xếp mọi rắc rối, thì không hiểu các thành viên cần phải cố gắng để làm gì?”.

Song song với đó, người điều hành phải thiết lập một hệ thống giám sát để nắm bắt tình hình công việc và đảm bảo để nó hoạt động tốt. Khi giao công việc cho thành viên, việc giám sát sẽ đảm bảo chất lượng và thời hạn. Hãy nhớ, giao không có nghĩa là thoái thác. Chúng ta vẫn phải chịu trách nhiệm về kết quả của công việc đó.

Khi uỷ thác, giao việc, người điều hành cần chỉ cho thành viên thấy được tầm quan trọng của công việc được uỷ thác, xác định với họ các kết quả cần đạt được, chỉ rõ quyền hạn và trách nhiệm được giao, thỏa thuận các quy trình báo cáo, phản hồi, đánh giá. Sau đó, thông báo cho những thành viên, bộ phận có liên quan để tạo điều kiện cho người được giao thực hiện tốt công việc. Và bước đi cuối cùng trong quy trình giao việc là đánh giá rút kinh nghiệm cho những hoạt động tiếp theo.

Những người điều hành giao công việc thành công nhất luôn rõ ràng và dứt khoát khi đưa ra một quyết định giao phó mới. Đồng thời việc này cũng giúp các thành viên tự xác định phải làm thế nào để hoàn thành tốt các mục tiêu cũng như giải quyết tốt những vấn đề của chính bản thân họ. “Đó là một sự khẳng định về chân giá trị con người”.

Có thể nói, người điều hành ngày nay luôn phải đối đầu với những lựa chọn, do vậy để có thêm thời gian mở rộng hoạt động sinh hoạt, công tác quản lý, họ phải thành công trong việc giao công việc. Việc này đòi hỏi ở người điều hành phải có kỹ năng giao công việc và không ngừng hoàn thiện kỹ năng đó.

Sưu tầm

Khóa học “Kỹ năng giao việc, ủy quyền và tổ chức công việc hiệu quả cho DN TS" dự kiến khai giảng ngày 14/10/2015 tại TP. Hồ Chí Minh.