Thủy sản đang một trong số các mặt hàng xuất khẩu chủ lực của Việt Nam hiện nay. Đa số các thị trường xuất khẩu chính của Việt Nam như Mỹ, Nhật, EU, Trung Quốc, Hàn Quốc,… đều có các quy định chặt chẽ về TXNG đối với hàng thủy sản nhập khẩu. Trong bối cảnh Covid 19 hiện nay, các doanh nghiệp chế biến thủy sản của Việt Nam đều có thể áp dụng hệ thống TXNG điện tử để có thể truy cập dữ liệu từ xa thay cho việc ghi chép và trao đổi thông tin dữ liệu thủ công bằng giấy giúp doanh nghiệp quản lý được chất lượng sản phẩm và an toàn thực phẩm theo từng lô hàng.
Đối với các cơ sở sản xuất thủy sản trước chế biến như trại giống, trại nuôi, các đại lý thu gom nguyên liệu thủy sản, việc TXNG tại cơ sở vẫn còn gặp nhiều khó khăn do hiểu biết về yêu cầu thị trường, quy định pháp luật của các cơ sở vẫn còn hạn chế. Tại nhiều trại giống, trại nuôi, nậu vựa quy mô nhỏ, chủ cơ sở và các thành trình độ văn hóa chưa cao nên tiếp cận tiến bộ khoa học kỹ thuật còn hạn chế, dẫn đến việc ngại ghi chép sổ sách, biểu mẫu, nhất là trong bối cảnh đại dịch Covid-19 diễn biễn còn phức tạp khiến nhiều người ngần ngại trong việc giao tiếp trực tiếp với bên ngoài.
Việc áp dụng các công nghệ phù hợp hỗ trợ người dân trong ghi chép và trao đổi thông tin sẽ giúp khuyến khích các cơ sở trong việc áp dụng các yêu cầu về TXNG của nhà nước cũng như doanh nghiệp chế biến. Đối với các trang trại, đại lý nguyên liệu có quy mô nhỏ, có thể áp dụng hệ thống TXNG bằng phần mềm trên điện thoại, để người nuôi có thể dễ dàng cập nhật theo ngày và thời gian thực các thông tin về nguồn gốc cũng như quá trình phát triển của con tôm. Đối với các trại giống, trại nuôi hay đại lý nguyên liệu có quy mô lớn hơn thì có thể triển khai áp dụng TXNG bằng phần mềm trên nền tảng website, qua đó giúp doanh nghiệp chế biến có thể dễ dàng nhập dữ liệu phục vụ cho việc TXNG một các trực quan hơn qua máy tính đồng thời có thể xem các báo cáo tổng quan phục vụ cho quá trình quản lý chất lượng nguyên liệu theo từng lô và qua từng thời kỳ.
Bốn cấp độ để chuyển đổi sang TXNG điện tử
Các hoạt động TXNG trong các doanh nghiệp chế biến và xuất khẩu thủy sản hiện nay không còn là điều mới mẻ. Gần như công ty nào cũng có hệ thống sổ sách ghi chép, quản lý chất lượng theo các tiêu chuẩn. Một mặt để đáp ứng các yêu cầu tiêu chuẩn chất lượng các nhà máy đang áp dụng như HACCP, ISO, BAP, ASC... mặt khác đáp ứng nhu cầu quản lý nhà nước của Cục Quản lý chất lượng Nông Lâm Thủy sản (NAFIQAD) trong việc cấp chứng thư, đảm bảo yêu cầu của lô hàng xuất khẩu. Tuy nhiên, cũng chính từ yêu cầu này nên nhiều công ty ghi chép, quản lý đến 2-3 lần sổ sách: nào là hệ thống để cấp chứng thư, nào là hệ thống để đáp ứng cho các tiêu chuẩn, nào là để quản lý nội bộ. Nhưng hầu hết các nhà máy thủy sản đều ghi chép, lưu trữ dưới dạng giấy, vừa gây khó khăn cho việc lưu trữ 2 năm, tìm kiếm dữ liệu khi cần, vừa làm lãng phí nhiều nguồn lực, cả về con người và vật chất.
Để giải quyết được các khó khăn đó, có bốn cấp độ chuyển đổi từ TXNG trên giấy sang TXNG điện tử để các doanh nghiệp, cơ sở sản xuất thủy sản có thể lựa chọn nhằm số hóa hệ thống TXNG của mình:
Cấp độ 1: Giữ nguyên hiện trạng sổ sách ghi chép như hiện tại, nhưng được số hóa một phần thành báo cáo truy xuất để chia sẻ cho các bên liên quan. Để có được quá trình này, cần nắm rõ yêu cầu của các thị trường xuất khẩu, ghi nhãn đúng quy định, tạo các mẫu báo cáo truy xuất đúng chuẩn quốc tế. Dữ liệu đã đi một bước từ bản giấy ra thành các báo cáo điện tử, bao gồm nhiều báo cáo của các công đoạn khác nhau. Dữ liệu được đưa ra nhiều dạng khác nhau cho từng đối tượng như cơ quan quản lý, đối tác nhập hàng, người tiêu dùng.... Người xem hoàn toàn dễ dàng qua nhiều hình thức như thư điện tử, mã QR code dán trên thùng hàng. Đây là việc không chỉ trình diễn tóm tắt được cả tập tài liệu đã ghi chép và lữu trữ tại nhà máy, mà còn là hoạt động marketing cho thương hiệu nhà máy, ngay cả khi sản phẩm được sản xuất hoàn toàn theo các mẫu mã bao gói yêu cầu tư phía đối tác đặt hàng.
Cấp độ 2: Cũng giống cấp độ 1, nhưng việc số hóa được thực hiện mạnh hơn thông qua việc chụp hình và lưu trữ bản điện tử song song. Thay vì báo cáo tóm tắt, ở cấp độ này, quá trình minh bạch hóa đạt được cấp độ cao hơn. Toàn bộ hồ sơ, sau khi các bộ phận hoàn thành, trước khi nộp lưu bộ phận quản lý chất lượng thì được chụp hình qua phần mềm chuyên dụng để quản lý đồng bộ. Mặc dù quá trình này làm tăng thêm một phần khối lượng công việc, nhưng toàn bộ tài liệu đã được số hóa, lưu trữ điện tử. Quá trình tra cứu sau này cũng như chia sẻ cho khách hàng, yêu cầu quản lý đều dễ dàng hơn.
Cấp độ 3: Số hóa toàn bộ quy trình, nhập liệu điện tử kết hợp các công cụ hỗ trợ, lưu trữ chính thức bằng bản điện tử. Ở cấp độ này, các quy trình được thiết lập trên hệ thống điện tử ngay khi có đơn hàng, trong đó bao gồm cả quy trình nuôi, vận chuyển và chế biến. Quy trình được chia sẻ cho các nhà cung cấp để cung cấp đúng loại nguyên liệu. Quy trình được phân công trong nội bộ đến từng bộ phận sản xuất để theo dõi tiến độ hoàn thành đơn hàng. Việc nhập liệu được thông qua các biểu mẫu điện tử trên điện thoại, với các tính năng nhắc nhở thông minh về nhiệt độ, định kỳ ghi chép, các lưu ý về nguy cơ an toàn thực phẩm... Tuy nhiên, một phần nhập liệu khác vẫn có thể thực hiện với biểu mẫu giấy cho phù hợp thực tế như thương lái thu mua nguyên liệu, ghi chép trong khu vực ẩm ướt cao... Sự linh hoạt đã tạo ra độ mở trong việc ứng dụng, số liệu vẫn được thống kê và báo cáo cập nhật để cấp trên theo dõi, nhưng tránh được việc khó khăn điện tử hóa trong một số khâu.
Cấp độ 4: Số hóa toàn diện, phát triển các mô-đun ERP trong nhà máy và trang trại. Đây là bước chuyển mình hoàn toàn của các nhà máy, các trang trại và cả chuỗi cung ứng hải sản xuất khẩu. Tiếp tục tận dụng quy trình đã số hóa ở cấp độ 3, nhưng toàn bộ các khâu nhập liệu được thiết lập điện tử. Một số khâu cần nhập liệu liên tục nhưng khó khăn trong việc sử dụng form mẫu điện tử trên điện thoại sẽ được thay thế bằng các thiết bị IOT như cân điện tử, nhiệt kế điện tử nhập liệu tự động. Các quy trình, lúc này không chỉ còn là thống kê mà còn có tính chất thông minh để dạy lại chính người lao động. Ví dụ trong quy trình nông nghiệp sẽ có hướng dẫn lượng thuốc sử dụng, lượng thức ăn thích hợp để ai cũng có thể trở thành nông dân giỏi. Trong quy trình sản xuất sẽ có các điều tiết về sản lượng, loại sản phẩm nào sau mỗi công đoạn phù hợp với đơn hàng nào nhất. Các dữ liệu không chỉ còn là báo cáo thống kê mà còn tổng hợp cả về giá trị như đơn hàng đã hoàn thành bao nhiêu phần trăm, giá trị bao nhiêu, lời bao nhiêu, cần bao nhiêu nguyên liệu nữa, cân bằng với vùng sản xuất của đối hay cần phải tìm thêm bên ngoài.
Bốn cấp độ chuyển đổi trên đều có những điểm mạnh riêng. Tùy từng điều kiện cụ thể và cân đối về nguồn lực, việc áp dụng một trong bốn cấp độ sẽ mang lại hiệu quả không chỉ trong TXNG mà còn là quản lý chất lượng, báo cáo thống kê, cải tiến quy trình. Số hóa, sử dụng các công cụ công nghệ thông tin là việc làm để dễ dàng hơn trong quản lý, nhưng cũng đòi hỏi sự chính xác trong tiếp cận để tránh lãng phí nguồn lực.
Để hiểu rõ hơn về bốn cấp độ số hóa trong TXNG điện tử, các cơ sở, doanh nghiệp nuôi, thu gom, chế biến thủy sản có thể tham gia vào chuỗi sự kiện Đào tạo – Hội thảo chia sẻ kinh nghiệm thực hiện TXNG điện tử do VASEP tổ chức trong tháng 11-12/2020:
- Lớp đào tạo: “TXNG cho doanh nghiệp chế biến thuỷ sản - Yêu cầu và giải pháp phát triển các ứng dụng”: ngày 18/11/20 tại Cần Thơ và ngày 20/11/20 tại Cà Mau.
- Lớp đào tạo: “TXNG cho chuỗi sản xuất, cung ứng nguyên liệu thuỷ sản - Yêu cầu và giải pháp phát triển các ứng dụng” : ngày 19/11/20 tại Cần Thơ và ngày 21/11/20 tại Cà Mau.
- Hội thảo “TXNG chuỗi cung ứng thuỷ sản - Chia sẻ kinh nghiệm và giải pháp”: ngày 8/12/20 tại Cần Thơ và ngày 9/12/20 tại thành phố Hồ Chí Minh.
Các chương trình này đều đang được miễn phí tham dự. Để tìm hiểu chi tiết về chương trình cũng như đăng ký tham dự, các doanh nghiệp và cơ sở có thể xem thêm thông tin tại website: www.daotao.vasep.com.vn.